Toda empresa dentro de su actividad económica adquiere deudas, las cuales deben ser canceladas dentro de un periodo de tiempo acordado con su proveedor, esto suele ocurrir cuando la empresa adquiere bienes y servicios a crédito, generándose dentro de su contabilidad una deuda pendiente de pago, al analizar esta situación, es necesario conocer la definición de cuenta por pagar.
¿Qué es la cuenta por pagar?
La cuenta por pagar es un pasivo adquirido por una empresa dentro de su ejercicio económico, ésta debe ser cancelada a su acreedor en el tiempo acordado, una cuenta por pagar se origina cuando se adquieren inventarios, bienes, servicios recibidos, gastos incurridos o adquisición de activos, los cuales no son cancelados inmediatamente.
Resulta común que las empresas tengan cuentas por pagar dentro de su contabilidad, ya que mucho de los recursos que necesitan para su normal funcionamiento, son cancelados por cuotas de mutuo acuerdo.
Existen dos formas de registrar las cuentas por pagar, si se trata de una deuda cuyo vencimiento es inferior a 12 meses, se registrará dentro del plan de cuentas como una cuenta por pagar a corto plazo, si se trata de una deuda cuyo plazo para ser cancelada es mayor a un año, se registrará como cuenta por pagar a largo plazo.
Es importante que la empresa lleve un adecuado control de su cuenta por pagar, para evitar el incumplimiento de los pagos, los cuales pueden generar intereses de mora o indemnizaciones.
Procedimientos de control para una Cuenta por pagar
- Deben elaborarse expedientes de pago para cada proveedor, en el cual se contengan las facturas, informe de recepción y los pagos que se hayan efectuado.
- Es necesario mantener al día en el libro mayor la cuenta por pagar.
- Mensualmente deben verificarse que los saldos según el libro de mayor, coincidan con los saldos de las cuentas de control correspondiente.
- Verificar los plazos de pagos para evitar deudas vencidas y por consiguiente pagos de intereses por mora.
